Sociale media veranderen de manier waarop wij communiceren, plannen en organiseren. Ook de bedrijfswereld heeft deze nieuwe manier van werken ontdekt en voegt ze toe aan haar arsenaal van informatica tools. Welkom in de wereld van Enterprise 2.0.

Waar Web 2.0 enkele jaren geleden symbool stond voor een omwenteling in het internet, gebruikt de zakenwereld vandaag de verzamelnaam Enterprise 2.0. Hiermee wordt een gelijkaardige verandering bedoeld, waarbij werknemers toegang krijgen tot moderne webgebaseerde tools om vlot informatie te vinden, te delen en te organiseren. Dat het succes hierbij afhangt van de mate waarin eindgebruikers zelf inhoud bijdragen is voor bedrijven nog een extra moeilijkheid.

Wie met Enterprise 2.0 wil starten, zal al vlug merken dat je best een geïntegreerde aanpak hanteert. Gmail, Google Docs, Facebook, Twitter, Skype, Wordpress, Dropbox, Quora: voor elk van deze internet tools bestaan er meerdere equivalenten voor gebruik binnen het bedrijf. Het is belangrijk om vooraf te bepalen waar de behoeften van de verschillende afdelingen juist liggen en om de toekomstige gebruikers te betrekken bij de selectie van de juiste tools.

MedeMerkers geeft hierbij alvast enkele criteria om in het achterhoofd te houden wanneer je verschillende leveranciers gaat vergelijken voor het invullen van een Enterprise 2.0 strategie.

Modulair
Volgens de ware web 2.0 gedachte ga je beter op zoek naar tools die een beperkte functionaliteit bieden met makkelijke integratiemogelijkheden in plaats van naar tools die zeer veel te bieden hebben, maar monolitisch zijn opgebouwd. Gebruikers willen niet geconfronteerd worden met onnodige complexiteit, waardoor monolitische tools over het algemeen een lage adoptiegraad kennen. Door verschillende modulaire tools te combineren kan u Enterprise 2.0 ook geleidelijk aan introduceren zonder big bang. Je intranet kan zo zonder disruptie evolueren naar een ‘mash-up’ van verschillende Enterprise 2.0 tools. Open API’s is hier het toverwoord.

Netwerk onafhankelijk
Webapplicaties worden niet beveiligd op het niveau van het netwerk, maar op het niveau van de applicatie. Wanneer je tools kiest die voor hun beveiliging vertrouwen op interne servers, intranet, active directory of VPN dan verlies je een pak flexibiliteit. Werknemers gaan minder vlot kunnen switchen tussen Facebook en jouw interne sociale netwerk. Maar het zal vooral moeilijk worden om de interne tools met een smartphone vanop het publieke internet te gebruiken. En de smartphones van je medewerkers "locken" binnen het bedrijfsnetwerk is echt geen goed idee.

Applicatie onafhankelijk
We zien dat er voor veel webservices naast de interface via de webbrowser ook applicaties voor PC, Mac of smartphone beschikbaar zijn. Enterprise 2.0 tools voorzien meestal in eigen toepassingen die op het toestel van de gebruiker geïnstalleerd kunnen worden. Dat is een mooie start, maar nog mooier is het indien de vendor open protocollen geïmplementeerd heeft zodat gebruikers zelf kunnen kiezen in welke client applicatie ze hun bedrijfscommunicatie voeren. Voor een gebruiker die reeds een toepassing als Hootsuite gebruikt om zijn Twitter, Facebook en Foursquare accounts te bedienen is er niets zo leuk als gewoon de gegevens van zijn bedrijfsinterne instant messenger te kunnen toevoegen. Dat is heel wat handiger dan weer een nieuwe toepassing te moeten installeren en leren.

Gedecentraliseerd beheer
IT afdelingen zijn gewend aan een centraal beheer van tools. Dit is handig om controle te behouden, maar bij Enterprise 2.0 gaat het er nu net om om een stukje controle af te geven. Om te vermijden dat er chaos ontstaat, is het nodig om te kiezen voor tools die elke initiatiefnemer binnen het bedrijf toelaat om zijn eigen initiatief te beheren. Zo moet een afdeling zelf een nieuwe collaboratie website kunnen starten zonder hiervoor eerst met het centraal beheer af te stemmen, maar moeten zij zelf wel de nodige tools ter beschikking hebben om de toegang tot en de inhoud van deze collaboratie site efficiënt en eenvoudig te beheren. De basisgedachte hier is dat je geen IT expert moet zijn om de tools te beheren.

Aaibaar
Elke tool staat of valt met zijn adoptie door gebruikers. Enterprise 2.0 tools worden vaak ingezet om de innovatiekracht en interne kennisdeling binnen bedrijven te bevorderen. Deze doelstellingen kan je niet vertaling in verplichtingen voor werknemers. Het is dus belangrijk dat medewerkers het leuk vinden om met de aangeboden tools aan de slag te gaan. Slimme leveranciers bouwen spelelementen in of werken met een reputatiesysteem waarbij een gebruiker punten kan sparen die dan op het gebruikersprofiel weergegeven worden. Daarnaast is het ook belangrijk om te kiezen voor tools met een hedendaagse gebruikersinterface zonder onnodige franjes.

Meetbaar
Wie zijn jouw interne kampioenen op sociale media en wat leeft er binnen de organisatie? Enterprise 2.0 tools mogen de conversatie niet controleren, maar moeten ze wel in kaart kunnen brengen. Door statistisch te analyseren waar de meeste interacties plaatsvinden en wie er het voortouw neemt kan je op de juiste plaatsen bijsturen. Keyword analyse leert je ook waar het inhoudelijk over gaat.

Privacy
Bedrijven beschouwen de informatie welke in hun systemen zit doorgaans als hun eigendom. Maar met sociale media tools werkt dit niet. Een mooi voorbeeld is het Highrise CRM wat succesvol is doordat verkopers ook privé notities kunnen ingeven over klanten. Deze notities kunnen niet door het management of door collega’s gezien worden. Dit geeft het nodige vertrouwen om te vermijden dat medewerkers naast de officiële tools ook nog eigen lijstjes of bestanden op hun computer gaan bijhouden. Zorg ervoor dat de Enterprise 2.0 tools die u inzet kunnen garanderen dat privé informatie ook privé blijft en niet door de IT afdeling achterhaald kan worden. Uw medewerkers zullen u bedanken met een verhoogd gebruik van de interne tools en een groeiend vertrouwen.

Open naar partners
Een bedrijf is geen eiland op zich. Enterprise 2.0 is dan ook maar de eerste stap in het implementeren van een sociale architectuur binnen het bedrijf. Wanneer het bedrijf hier goed mee overweg kan, is het tijd om ook klanten en leveranciers te betrekken met deze nieuwe vorm van samenwerking. Waar we vroeger over een extranet spraken, spreken we hier over cocreatie of social business. Enterprise 2.0 tools die reeds voorzieningen hebben om samenwerking op te zetten met mensen buiten het bedrijf hebben uiteraard een streepje voor.

Cloud gebaseerd
Cloud computing kan verschillende vormen aannemen. In de ene vorm vertrouw je op een leverancier die je data en software extern beheert in één installatie voor meerdere bedrijven. Dan spreken we over Software as a Service, ook wel SaaS genoemd. Salesforce.com is hier een mooi voorbeeld van. Voor enterprise-wide installaties is dit dikwijls nog een brug te ver. Men vertouwt dan eerder op een eigen installatie, beheerd door de eigen IT afdeling, maar wel fysiek gelocaliseerd in verschillende datacenters over de ganse wereld en rechstreeks op het internet geconnecteerd. Hierbij maakt het niet meer uit op welke fysieke machines de software draait, daar zorgt de leverancier van het datacenter dan wel voor. In dit geval spreken we van virtualisatie. Het is belangrijk dat je Enterprise 2.0 tools virtualisatie ondersteunen om uitrol, beheer, schaalbaarheid en vervanging makkelijker te maken.