De Yammer trilogie - Deel 2: het kompas

De Yammer trilogie - Deel 2: het kompas

De vliegende start van Yammer in veel organisaties is leuk om te zien, maar de productiviteit van Yammer komt niet vanzelf. Om er iets uit te halen moet je er eerst wat insteken. Simpele, maar kostbare ingrediënten, zoals tijd, moeite, inhoud en vooral: respect. Al deze elementen zijn belangrijk, net zoals elke graad warmte belangrijk is om water aan de kook te brengen. Want water kookt pas aan 100°, niet aan 99°. 

Ons Kompas

Zoals je voor het meten van temperatuur een thermometer gebruikt, zo vind je je richting aan de hand van een kompas. Wij ontwikkelden het MedeMerkers kompas dat uitgaat van vier behoeften en drie maturiteitsniveaus. Dit laat ons toe om de impact op een organisatie in kaart te brengen.

  • De vier dimensies zijn de basisbehoeften die mensen hebben in organisaties: communicatie, leren, organisatie en performantie.
  • Het maturiteitsniveau geeft de mate aan waarin je organisatie een dimensie benut: inzicht, invloed of impact.

Om het kompas te gebruiken moet je (liefst) geen universitaire diploma's hebben, je gaat gewoon op zoek naar de antwoorden op volgende vragen:

  1. Communicatie: hoe creëren we identiteit en betrokkenheid rond het initiatief? Met andere woorden: "What's in it for them?"
  2. Leren: hoe ontwikkelen we de juiste attitude, kennis en vaardigheden rond het initiatief?
  3. Organisatie: Wie doet wat?, en welke ondersteuning voorzien we op lange termijn?
  4. Performantie: Wanneer is het initiatief een succes en welke hefbomen gebruiken we voor productiviteit?

Het antwoord op deze vragen geeft je een startpositie.

Vervolgens doe je de oefening opnieuw maar dan stel je de vraag: wat is onze bestemming?
Zoals je ziet in het voorbeeld op de afbeelding heb je nu een actieplan: de afstand tussen de startpositie (rood) en de bestemming (groen)

Concreet nu: een Yammer Kompas

Laten we het MedeMerkers kompas eens testen op Yammer. We analyseren het kompas van Organisatie F - een multinational met ongeveer 8.000 medewerkers.

  1. Communicatie
    - Startpunt: Yammer werd verspreid door enkele 'geeks' die uitnodigingen verstuurden. Nu leeft de perceptie zeer sterk dat het initiatief is voor mensen met te veel tijd en dat het management er niet achter staat.
    - Bestemming: Yammer gebruiken om kennisdeling over afdelingen en landen mogelijk te maken en bestaande communities verder te versterken.
    - Plan: Yammer officieel maken met een boodschap van de directie over de doelstellingen en spelregels.
  2. Leren
    - Startpunt: Yammer wordt door vele medewerkers gezien als een verplichting en 'weer eens iets bovenop mijn werk'.
    - Bestemming: Yammer gebruiken als bijkomend kennisplatform.
    - Plan: Coaching voorzien onder de vorm van introductiesessies en korte how-to documenten en instructievideos. Geef richting aan het gebruik van Yammer binnen je organisatie door spelregels aan te kondigen. Op die manier zorg je voor de psychologische veiligheid die nodig is voor een leerplatform.
  3. Organisatie
    - Startpunt: Yammer is op het eerste gezicht chaotisch
    - Bestemming: Als we het gebruiken als bijkomend kennisplatform hebben we overzicht en opzoekbaarheid nodig.
    - Plan: Zorg dat deelnemers zich organiseren in groepen en dat er hashtags worden gebruikt om onderwerpen en discussies sneller terug te vinden. Hashtags laten je toe om niet alleen mensen maar ook onderwerpen te volgen door er een "#" teken voor te kleven.
  4. Performantie
    - Startpunt: We hebben geen idee hoe Yammer de productiviteit kan verhogen, maar we hebben wel erg veel last van silo-denken.
    - Bestemming: Een vlakkere organisatie waar de kennis beter wordt gedeeld. Hopelijk kan Yammer daarbij helpen.
    - Plan: Mensen aanmoedigen om kennis te delen en mekaar te respecteren online hoeft niet met salarisverhogingen of bonussen. Erkenning is één van de voornaamste drijfveren en dit komt meestal van de community zelf. Zorg er voor dat bestaande communities mekaar ook op Yammer kunnen terugvinden. Het loont ook de moeite om de ruimte schoon te houden door bijvoorbeeld ongebruikte groepen te verwijderen of deelnemers te sanctioneren die zich niet aan de spelregels houden.

Het resultaat van deze oefening verschilt voor elke organisatie. Net zoals een landschap verschilt het terrein van organisatie tot organisatie. Het is daarom belangrijk om tijdens de rit regelmatig het kompas te checken, bijvoorbeeld op een wekelijkse statusmeeting (tip: de vier dimensies passen mooi op een 'one-page weekly status rapport').

Eén geruststelling alvast: de windrichtingen zijn universeel. 

AttachmentGrootte
kompas.jpg35.75 KB

4 Comments to "De Yammer trilogie - Deel 2: het kompas"

  1. Ronald
    April 6, 2011 at 10:06 pm #

    Dank voor dit waardevol inzicht! Als ik toch even mag: komt bij mij over als "klopt", maar het komt me toch nogal methodisch over (wat enigzins tegen de natuur van intro dergelijke tools is). Maar misschien is dat voor de volgende editie: hoe zorg je ervoor dat mensen het logisch gaan vinden op yammer vragen of opm te posten ipv per mail (want daarvoor (oa) was het te doen: 1-to-many communicatie, aanbieden van "channel" waarop anderen kunnen afstemmen, en kennisdelingsplatform (waardoor anderen met hun expertise kunnen antwoorden en anderen verder helpen). Althans: dat is dus de eerste focus in mijn case.

  2. Luc Galoppin
    April 7, 2011 at 6:25 am #

    Dag Ronald,

    In het laatste deel van deze trilogie voorzien we een praktijkcase.
    We zoomen in op één specifieke organisatie en illustreren aan de hand van een interview hoe zij het in praktijk hebben gebracht en in stand houden.

    Alvast bedankt voor je feedback!

    Luc.

  3. Paul De Ligne
    November 13, 2011 at 8:27 pm #

    Dag Luc

    Interessante trilogie over introductie en gebruik van Yammer. We zijn met ons bedrijf ook de gratis versie van Yammer gaan gebruiken. Wat gestart is als een experiment met enkele mensen is inderdaad op 1 maand explosief gegroeid. Hoog tijd voor wat structuur en afspraken. Het kompas dat jullie met Medemerkers ontwikkeld hebben is zeer handig. Bedankt!

    Ook de case study met Kluwer in deel 3 van de trilogie en de sterke praktische tips zijn zeer goed bruikbaar.

    Groeten

    Paul

  4. Emiel Eigenraam
    December 17, 2013 at 8:59 am #

    Bedankt voor het delen van het blog!
    Aanvullend hierop denk ik dat het goed is als organisatie om een serie use cases voor je te hebben waarin gebruikers duidelijk wordt gemaakt hoe Yammer een bijdrage biedt in het dagelijks werk van de medewerkers. Voor gebruikers biedt je dan direct een paar best practices waarmee zij in ieder geval al een hoop tijd kunnen besparen, of hun productiviteit/kwaliteit van het werk kunnen verbeteren.

    Mvg,

    Emiel

Schrijf een reactie

(wordt niet getoond)
  • E-mailadressen en adressen van webpagina's worden automatisch in links omgezet.
  • Regeleindes worden automatisch ingevoegd.

Meer informatie over formateringsopties

Type the characters you see in this picture. (geluidsfragment)
Neem de tekens uit de bovenstaande figuur over. Waneer de tekens niet duidelijk zijn, kunt u het formulier verzenden om een nieuw figuur weer te geven. De tekens zijn niet hoofdlettergevoelig.